個人情報に関する公表事項｜スマイル少額短期保険株式会社

支払時情報交換制度について

個人情報に関する公表事項

適切な個人情報の取扱に関すること
当社は、お客様の個人情報を適切に管理し、お客様のご希望に沿って利用することが社会的責務であると考えています。当社は、全役職員が個人情報保護法その他関係法令およびガイドラインを遵守し、個人情報の適正な取扱いと安全管理への適切な措置を講じます。

1-1.個人情報の取得
当社は、ご契約の際に業務において必要な範囲に限り、適法かつ公正な手段で書面にて個人情報を取得します。その際にはあらかじめ利用目的をご本人に明示し同意を得ます。また各種お問い合わせ、ご相談の内容を正確に記録するために通話の録音をさせていただく場合があります。

1-2.個人情報の利用目的
当社は、取得した個人情報を、お客様の同意を得た場合および法令により認められた場合を除き、次の目的のために利用します。
1:保険契約の審査、引受、保全管理、給付金のお支払い
2:関連会社・提携会社等を含めた商品・サービスの案内や提供
3:当社業務についての運営管理・情報提供、商品等の充実
4:その他、保険関連業務

1-3.センシティブ情報の取扱い
当社はセンシティブ情報を、適切な業務運営を確保する必要性においてのみ本人の同意に基づいて取得し、また利用します。

1-4.個人情報の第三者提供
当社は、取得した個人情報を、お客様の同意を得た場合、法令により認められた場合および保険業界が設置する保険制度の健全性のための取組み機関への参加する場合を除き、第三者に提供しません。

1-5.共同利用
当社はグループ企業との間で、グループの経営管理や各種リスク管理を実施すると共に、より付加価値の高い各種商品・サービスを開発・提供等するため、以下のとおり個人データの共同利用を行います。

■共同利用する個人データの項目
当社グループが保有する個人の氏名、住所、生年月日、性別、電話番号、その他申込書等に記載された契約内容および保険金・給付金等のお支払状況その他の下記利用目的達成のために必要な個人に関する情報

■共同利用の範囲
当社グループ（プラス少額短期保険株式会社／オリーブ少額短期保険株式会社／株式会社E保険プランニング／株式会社ナローピーク／株式会社SSIパートナー）

■共同利用の利用目的
(1) 経営管理、各種リスク管理およびこれらに付帯する業務ならびに法令等の遵守
(2) 各種取引の開始・維持管理(各種保険契約のお引き受けやご継続・維持管理、保険金・給付金等のお支払いを含みます)
(3) 当社グループの業務に関する情報提供・運営管理、商品・サービスの充実
(4) 当社グループが提供する各種商品・サービスのご案内、提供
(5) その他上記に関連・付随する業務

■個人データ管理責任者
スマイル少額短期保険株式会社:東京都新宿区新宿5丁目17番18号H&Iビルディング
代表取締役社長: 飛田浩志

1-6.個人情報の委託について
当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、他の事業者へ個人情報を委託することがございます。その場合は、個人情報保護体制が整備された委託先を選定するとともに、個人情報保護に関する契約を締結し、外部委託先の適正な管理を行います。

1-7.情報の管理方法
お客様の情報を常に正確かつ最新のものに保つように、随時リストクリーニングを行うなど適切な措置を講じるよう努力いたします。また、お客様の情報に対する不正なアクセスを防止するために、充分な強度のファイアウォールシステムを導入するとともに、情報を伝達する際にはSSL等の暗号化を行います。さらに、個人情報保護に関するルールを策定し、運用いたします。
保有個人データの安全管理措置・周知事項

2-1.保有個人データの安全管理のために講じている措置

(1) 基本方針の策定
当社では、個人データの適正な取扱確保のため、「プライバシーポリシー」を策定しております。

(2) 個人データの取扱いに係る規律の整備
当社では、「プライバシーポリシー」を受け規程・マニュアル等を整備しております。

(3) 組織的安全管理措置
当社では個人情報保護に関する体制を定め、個人情報保護に関する責任者(個人情報保護管理者)を設置し、責任者の役割を定め責任を割り当てることにより、法や当社における規程、マニュアル等に違反している事、又は不正アクセス等の兆候を確認した場合には、個人情報保護管理者への速やかな報告・連絡体制を構築しております。また、個人データの取扱い状況について、定期的な自己点検・監査を実施しております。

(4) 人的安全管理措置
「プライバシーポリシー」を受け作成されたマニュアル等にて、個人情報保護のルールを明確にし、当社従業員に対し遵守を求めております。また個人データの取扱いに関する留意事項について、当社従業員に対する定期的な研修を実施しております。

(5) 物理的安全管理措置
関係者以外による個人データ閲覧防止のため、個人データを取扱う執務スペースにおいて入退者の管理を行っております。また、個人データを取扱う機器・電子媒体及び書類等の盗難、又は紛失等を防止するため、社内デスクトップPCをはじめ、各装置・情報・ソフトウェアの持出しを禁止、また個人データを含む書類等の持出しについては事前の許可を要するものとするとともに、ノートPCについてはハードディスク全体の暗号化または個人情報の保存を禁止する対策を講じております。

(6) 技術的安全管理措置
アクセス制御を実施し、当社従業員の取扱う個人情報データベース等の範囲を限定し、従業員のウェブサイト・電子メールの利用状況の監視(モニタリング)、またPCから外部媒体へのデータ書き出しが不可能となる仕組みを導入しております。また、外部からの不正アクセスに対しては、情報システム部門にて外部からの不正アクセスを防止する仕組みを導入しております。

(7) 外的環境の把握
当社は日本国内でのみ個人データを保管しており、日本における個人情報保護制度に基づいて安全管理措置を実施しております。

2-2.保有個人データの周知事項
当社は、保有個人データの取扱いにあたり、下記の事項を公表いたします。

(1) 当社の名称・住所・代表者名
スマイル少額短期保険株式会社
東京都新宿区新宿5丁目17番18号H&Iビルディング
代表取締役社長　飛田浩志

(2) 個人データ管理責任者
代表取締役社長　飛田浩志

(3) すべての保有個人データの利用目的
当社業務における保有個人データ及びその利用目的は下表の通りです。下記の個人情報については、保有個人データとして、当社に対して利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止のご請求をおこなうことができます。

個人情報の種類	利用目的
応募者情報	当社が必要とする人材の採用判断のため
在職者情報	人事管理業務及び業務の連絡のため
退職者情報	法で定める退職者の人事管理業務及び懇親等の必要に応じた連絡のため
顧客情報	当社事業における商品のご案内・サービスの提供のため
各種お問合せ情報	各種お問合せ対応のため

個人情報の種類	利用目的
応募者情報	当社が必要とする人材の採用判断のため
在職者情報	人事管理業務及び業務の連絡のため
退職者情報	法で定める退職者の人事管理業務及び懇親等の必要に応じた連絡のため
顧客情報	当社事業における商品のご案内・サービスの提供のため
各種お問合せ情報	各種お問合せ対応のため

個人情報の開示等の受付方法・窓口
当社は個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、消去又は第三者への提供停止のご請求、第三者提供記録の開示、及び個人情報に関する苦情・ご相談については、以下の方法にて受け付けます。

(1) 受付手続き
【お問い合わせ窓口】に電話、郵便でお申込ください。受付手続についての詳細は、お申し出いただいた際にご案内申し上げますが、ご本人様(または代理人)であることの確認をしたうえで、電磁的記録の提供、書面の交付、その他の方法により、回答します。また、お申し出内容によっては、当社所定の申込書面をご提出いただく場合があります。

(2) 手数料
開示及び利用目的の通知の求めに対し、郵送の方法により回答した場合は、1件につきその時点の実費相当分の郵便料金（郵送・簡易書留代）をご負担いただきます。申込書類に実費相当分の郵便切手を同封ください。なお、過分に頂いた場合、差額は返却いたしませんのでご了承ください。

個人情報の取扱いに関するお問い合わせ
個人情報の取扱いに関するお問い合わせおよびお申出については、下記窓口までお問い合わせください。〈お問い合わせ窓口〉03-4326-8401 ＜受付時間＞午前10時～午後5時（土・日・祝・年末年始等の休業日を除く）

個人情報の取扱いに関するお問い合わせ
個人情報の取扱いに関するお問い合わせおよびお申出については、下記窓口までお問い合わせください。〈お問い合わせ窓口〉03-4326-8401 ＜受付時間＞午前10時～午後5時（土・日・祝・年末年始等の休業日を除く）

改訂日：2024年2月20日

支払時情報交換制度について

保険金等のご請求に際して、お客様のご契約内容を照会させていただくことがあります。当社は、一般社団法人日本少額短期保険協会および少額短期保険業者各社、特定の損害保険会社（以下「少額短期保険業者等」といいます。）とともに、お支払いの判断または保険契約の解除、取消もしくは無効の判断（以下、「お支払い等の判断」といいます。）の参考とすることを目的として、「支払時情報交換制度」に基づき、当社を含む各少額短期保険会社等の保有する保険契約等に関する下記の照会事項記載の情報を共同して利用しております。

保険金等のご請求があった場合やこれらに係る保険事故が発生したと判断される場合に、「支払時情報交換制度」に基づき、相互照会事項の一部または全部について、一般社団法人日本少額短期保険協会等を通じて、他の各少額短期保険業者等に照会を行い、他の各少額短期保険業者等からの情報を受け、また他の各少額短期保険業者等からの照会に対して情報を提供すること（以下「相互照会」といいます。）があります。相互照会される情報は、下記のものに限定され、ご請求にかかる傷病名その他の情報が、相互照会されることはありません。また、相互照会に基づき各少額短期保険業者等に提供された情報は、相互照会を行った各少額短期保険業者等によるお支払いの判断の参考とするために利用されることがありますが、その他の目的のために利用されることはありません。照会を受けた少額短期保険業者等において、相互照会事項記載の情報が存在しなかったときは、照会の事実は消去されます。各少額短期保険業者等は「支払時情報交換制度」により知り得た情報を他に公開いたしません。

当社が保有する相互照会事項記載の情報については、当社が管理責任を負います。保険契約者または死亡保険金受取人およびその代理人は、当社の定める手続きに従い、相互照会事項記載の情報の開示を求め、その内容が事実と相違している場合には、訂正を申し出ることができます。また、個人情報の保護に関する法律に違反して相互照会事項記載の情報が取り扱われている場合、当社の定める手続きに従い、当該情報利用停止あるいは第三者への提供の停止を求めることができます。上記各手続きの詳細につきましては、当社までご連絡ください。

【相互照会事項】次の事項が相互照会されます。ただし、契約消滅後5年を経過した契約に係るものは除きます。

保険種目	照会項目	回答項目
生命・入院保険等	・被保険者の氏名・生年月日・性別・住所（市・区・郡まで）	・保険種類・契約日・復活日・消滅日・保険契約者の氏名及び被保険者との続柄・死亡保険金等受取人の氏名および被保険者との続柄・死亡保険金額・給付金日額・各特約内容・保険料及び払い込方法・照会を受けた日から5年以内に発生した保険事故に関する保険事故発生日、死亡日、入院日、退院日、対象となる保険事故
損害保険等	・契約者の氏名・生年月日・住所（市・区・郡まで）、被保険者の氏名・生年月日・性別・住所（市・区・郡まで）	・保険種類・保険の目的・保険金額・保険期間・保険事故の発生日・場所・事故形態・事故原因
ペット保険等	・契約者の氏名・生年月日、被保険動物の種類（品種または動物種類）、被保険動物の名称（ペット名）、契約者の住所（市・区・郡まで）	・被保険動物の生年月日、マイクロチップ情報、血統書番号、証券番号、補償割合、保険期間、解除・解約日、保険金請求履歴の有無、保険金支払履歴の有無、治療期間、動物病院名、その他特別事項（謝絶、解除歴等）

保険種目	生命・入院保険等
照会項目	・被保険者の氏名・生年月日・性別・住所（市・区・郡まで）
回答項目	・保険種類・契約日・復活日・消滅日・保険契約者の氏名及び被保険者との続柄・死亡保険金等受取人の氏名および被保険者との続柄・死亡保険金額・給付金日額・各特約内容・保険料及び払い込方法・照会を受けた日から5年以内に発生した保険事故に関する保険事故発生日、死亡日、入院日、退院日、対象となる保険事故
保険種目	損害保険等
照会項目	・契約者の氏名・生年月日・住所（市・区・郡まで）、被保険者の氏名・生年月日・性別・住所（市・区・郡まで）
回答項目	・保険種類・保険の目的・保険金額・保険期間・保険事故の発生日・場所・事故形態・事故原因
保険種目	ペット保険等
照会項目	・契約者の氏名・生年月日、被保険動物の種類（品種または動物種類）、被保険動物の名称（ペット名）、契約者の住所（市・区・郡まで）
回答項目	・被保険動物の生年月日、マイクロチップ情報、血統書番号、証券番号、補償割合、保険期間、解除・解約日、保険金請求履歴の有無、保険金支払履歴の有無、治療期間、動物病院名、その他特別事項（謝絶、解除歴等）